Privacybeleid

Uw vertrouwen is belangrijk voor ons

Uw vertrouwen en privacy is voor Ufin van prioritair belang.

Ufin onderzoekt als tussenpersoon/makelaar de bank, belegging-, verzekerings- en/of verzekeringsbehoefte van de klant en voorziet in gepaste producten en diensten die afgestemd zijn op hun specifieke situatie. 

Ufin verwerkt persoonsgegevens conform de geldende wetgeving, in het bijzonder de Verordening (EU) 2016/679 (hierna ‘GDPR’).   In elk geval kunt u voor bijkomende informatie steeds ten rade bij Ufin door uw verzoek te richten naar info@ufin.be.

Ufin als verwerkingsverantwoordelijke

Ufin onderzoekt onder meer als tussenpersoon/makelaar de bank, belegging-, verzekerings- en/of verzekeringsbehoefte van de klant en voorziet in gepaste producten en diensten die afgestemd zijn op hun specifieke situatie.  Ufin is in deze hoedanigheid verantwoordelijk voor het verwerken van persoonsgegevens van de klant, eventuele gemachtigden, vertrouwenspersonen, vertegenwoordigers, uiteindelijke begunstigden of eventuele andere verbonden personen.

Dit beleid betreft de verwerking van persoonsgegevens waarvoor Ufin zelf de verwerkingsverantwoordelijke is. Er kunnen zich situaties voordoen waarin Ufin handelt als Verwerker, in dat geval dient u zich te wenden tot de verwerkingsverantwoordelijke. Gegevens over minderjarigen worden verwerkt wanneer de klant in het kader van de diensten of de zakelijke relatie deze gegevens aan Ufin bezorgt. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer een vermogensplanning op maat wordt gemaakt.

Diegene die de persoonsgegevens bezorgt garandeert dat de meegedeelde persoonsgegevens juist en volledig zijn. Het meedelen van onjuiste gegevens, gegevens die toebehoren aan derden, of enig misbruik van infrastructuur van Ufin kan ertoe leiden dat de klant, tijdelijk of definitief, iedere toegang, geheel of gedeeltelijk, wordt ontzegd.

Welke persoonsgegevens?

Persoonsgegevens omvatten alle informatie over u als geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Dat kan gaan om contactgegevens, identificatiegegevens, financiële gegevens, loopbaangegevens, politieke mandaten, gezinssituatie, patrimoniale gegevens, KYC (‘Know Your Customer’) -gegevens, verzekeringsgegevens, geografische gegevens, online identificatiegegevens (IP-adres, elektronische handtekeningen), data verzameld uit digitale toepassingen, beelden van onze camerabeveiliging of elk ander persoonsgebonden gegeven. De verwerking van persoonsgegevens omvat elke mogelijke bewerking van deze gegevens, zoals het verzamelen, registreren, gebruiken of bewaren ervan.

De persoonsgegevens worden verwerkt op een rechtmatige, behoorlijke en transparante manier conform de geldende regelgeving en sectorale richtlijnen per categorie.  Daarnaast worden de persoonsgegevens op een passende manier beveiligd door technische en organisatorische maatregelen. De medewerkers van Ufin zijn gehouden tot strikte confidentialiteit en/of geheimhouding en er worden door Ufin strikte IT-beveiligingsmaatregelen toegepast.  Meer informatie kan u hierover opvragen bij de zaakvoerder op volgend e-mailadres info@ufin.be.

Doeleinden van de verwerking van persoonsgegevens

Ufin verwerkt de persoonsgegevens van de gebruikers van haar website, (toekomstige)klanten, contactpersonen, …  onder andere voor de volgende doeleinden:

  • Om de (toekomstige) klant te verwelkomen en inschatting te maken van de huidige situatie van de klant; 
  • Voor het aanwerven van nieuwe medewerkers, leveranciers, externe diensten. De persoonsgegevens van niet weerhouden kandidaten worden verwijderd na 2 jaar. 
  • Om de klant informatie te bezorgen over de professionele (aanvullende) diensten en sociale activiteiten die de klant kunnen aanbelangen; Dit kan onder meer bestaan uit een nieuwsbrief, de klant kan zich uitschrijven indien deze niet langer de brief wenst te ontvangen, noodzakelijke informatie voor het uitvoeren van de contractuele relatie van de klant zullen wel blijvend worden bezorgd; De klant te kunnen contacteren indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren; 
  • Voor de verdere uitvoering van diensten en overeenkomsten; 
  • De klant te informeren over eventuele wijzigingen aan onze diensten en producten; 
  • Om wettelijke verplichtingen na te komen, onder meer boekhoudkundige verplichtingen, antiwitwaswetgeving, …; 
  • Voor statistisch verwerking; 
  • Wanneer het gerechtvaardigd belang van Ufin dit vereist, dit is bijvoorbeeld bij interne beveiliging, rapportering, het voorkomen van misbruik;

Via de website kunnen persoonsgegevens op geautomatiseerde wijze worden verzameld via Cookies. Daar is de cookiepolicy van toepassing.

Wat gebeurt er met deze persoonsgegevens?

De persoonsgegevens worden door Ufin bewaard en verwerkt conform de criteria opgesteld voor de bewaringstermijnen. De bewaartermijn van de persoonsgegevens is in principe beperkt tot zo lang als nodig met betrekking tot het realiseren van de doeleinden van de verwerking. Ufin is echter genoodzaakt om uw dossier ook te bewaren om te voldoen aan een aantal wettelijke verplichtingen (bijvoorbeeld boekhoudkundige stukken en het bewaren van overeenkomsten). U kan hierover meer informatie opvragen (infra rechten van betrokkenen).

Ufin zal de persoonsgegevens verstrekken aan verwerkers, overheidsinstanties of gelieerde partijen indien dit dienstig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met de klant of om te voldoen aan een wettelijke verplichting of het algemeen belang. Voor bijkomende informatie over deze partijen kan u steeds via e-mail een verzoek tot bijkomende informatie richten aan info@ufin.be.

Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een overeenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. In principe opteren wij steeds voor gegevensbewaring binnen de E.E.R. Bij een doorgifte naar derde landen worden de voorziene waarborgen uit de geldende regelgeving overeengekomen met deze partner (bijvoorbeeld office 365 van Microsoft).  

Verwerking persoonsgegevens tijdens Ufin-events

Tijdens publieke evenementen kan het voorkomen dat er sfeerbeeld- of video-opnames gemaakt worden van de aanwezigen. Bij deelname aan een event dat wordt georganiseerd door Ufin, aanvaardt u de mogelijkheid dat foto’s en ander audiovisueel materiaal van het event worden gemaakt waarop u zichtbaar bent. U aanvaardt dat deze beelden kunnen worden gebruikt voor promotie op de Ufin-website of via social media.

Wenst de klant niet op een foto/video te staan, dan staat het de klant vrij om bij inschrijving of tijdens het event Ufin op de hoogte te brengen. 

Tijdelijke opslag van beelden van bewakingscamera's

Ufin gebruikt camera’s in en rond het kantoorgebouw om de veiligheid van haar klanten, werknemers en activiteiten te garanderen. Ufin respecteert de specifieke regels die voor bewakingscamera’s gelden. Als er een bewakingscamera aanwezig is, laat Ufin u dat bijvoorbeeld weten met een duidelijk zichtbare sticker. Daarnaast respecteert Ufin in elk geval de richtlijnen van de overheidsdienst IBZ Veiligheid & preventie ‘besafe’ (www.besafe.be). Beeldopnames van bewakingscamera’s in en rond de gebouwen van Ufin (aangeduid met een sticker) bewaart Ufin in de regel gedurende maximaal een maand.

In sommige gevallen kan dat langer zijn:

  • Als de opgenomen beelden nuttig zijn voor de bewijsvoering van handelingen om een  (mogelijk) misdrijf of overlast aan te tonen, 
  • Om schade te bewijzen of om een dader, een ordeverstoorder, een getuige of een slachtoffer te identificeren,  
  • Als iemand zijn recht op inzage heeft uitgeoefend, lang genoeg om de vraag te kunnen beantwoorden.

Rechten van de betrokkenen

Wil de klant zijn of haar persoonsgegevens raadplegen, wijzigen, overdragen, corrigeren, beperken of verwijderen dan kan u hiervoor kosteloos een e-mail sturen, mits afdoende bewijs van uw identiteit, naar het e-mailadres info@ufin.be.

Via deze weg en op dezelfde wijze kan de klant ook bezwaar indienen tegen de verwerking van persoonsgegevens of wanneer u de communicatie wenst te beëindigen. 

De aanvraag van de klant zal zo snel mogelijk worden behandeld en binnen de voorgeschreven termijnen. Wanneer de vraag wordt gesteld aan Ufin in de hoedanigheid van Verwerker zal de klant zich dienen te wenden tot de verwerkingsverantwoordelijke.

Er zal zoveel als mogelijk aan de vraag van de klant worden voldaan, het kan echter voorkomen dat er tegenstrijdige afwegingen zijn met een wettelijke verplichting, het algemene belang of belang van de onderneming. Zo is het bijvoorbeeld niet altijd mogelijk om alle data te verwijderen op verzoek.

Wanneer er sprake is van een data-incident waardoor uw rechten en uw bescherming van persoonsgegevens dreigen te worden geschonden en er een hoog risico is, zal de toezichthoudende autoriteit hiervan op de hoogte worden gesteld en u als betrokkene worden geïnformeerd conform de Verordening.   Ufin neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Indien er aanwijzingen zijn van misbruik of u bent niet zeker of ontvangen communicatie van Ufin afkomstig is, neem dan zeker contact op met Ufin.

Intellectuele eigendomsrechten

De inhoud van deze site, met inbegrip van de merken, logo’s, tekeningen, data, product- of bedrijfsnamen, teksten, beelden e.d. zijn beschermd door intellectuele rechten en behoren toe aan Ufin of rechthoudende derden.

Informatie op de website

Door gebruik te maken van deze website verbindt u zich ertoe volgende gebruiksvoorwaarden na te leven en te aanvaarden. Ufin bezit het exclusieve copyright en de intellectuele rechten van deze website, zijn design en de volledige inhoud ervan. Gebruik van deze website, of delen ervan, in welke vorm dan ook, is verboden zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van Ufin.

Het is verboden zonder voorafgaand schriftelijk akkoord de op en via deze website aangeboden informatie op te slaan (anders dan noodzakelijk om de website te kunnen bekijken), te reproduceren, te wijzigen, openbaar te maken, te distribueren of te verzenden, te verkopen of anderszins over te dragen of enige rechten hierop te verlenen aan derden.

De informatie op de website is van algemene aard. De informatie is niet aangepast aan persoonlijke of specifieke omstandigheden, en kan dus niet als een persoonlijk, professioneel of juridisch advies aan de gebruiker worden beschouwd.

De website kan hyperlinks bevatten naar websites of pagina’s van derden, of daar onrechtstreeks naar verwijzen. Het plaatsen van links naar deze websites of pagina’s impliceert op geen enkele wijze een impliciete goedkeuring van de inhoud ervan.

Ufin verklaart uitdrukkelijk dat zij geen zeggenschap heeft over de inhoud of over andere kenmerken van deze websites en kan in geen geval aansprakelijk gehouden worden voor de inhoud of de kenmerken ervan of voor enige andere vorm van schade door het gebruik ervan.

Algemene bepalingen

Deze Privacyverklaring kan van tijd tot tijd worden gewijzigd onder andere rekening houdende met de nieuwe wet- en regelgevingen of evoluties hieromtrent. De wijzigingen worden automatisch van kracht na publicatie.

Deze bepalingen zijn onderworpen aan het Belgisch recht en origineel geschreven in het nederlands, bij interpretatie moet deze versie worden gehanteerd.

Indien één van de voorgaande bepalingen inzake de verwerking van persoonsgegevens of enig andere bepaling niet geldig zou zijn, dan aanvaarden alle partijen dat deze wordt vervangen door een bepaling die het onderliggend doel van de vooropgestelde bepaling zoveel als mogelijk zal benaderen.

De Belgische Autoriteiten (bv. de Gegevensbeschermingsautoriteit) en de rechtbanken bevoegd voor de maatschappelijke zetel zijn, bij uitsluiting van alle andere, bevoegd om kennis te nemen van geschillen en klachten die zouden rijzen met betrekking tot deze website of het gebruik ervan of aangaande de verwerking van persoonsgegevens of enig ander geschil. De klant kan deze contacteren op het volgende adres: de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel.